Executive Secretary

Ответственный секретарь – это должность, которая относится к группе руководящих и предусматривает объединение функций администратора и секретаря в одном лице.

На должность ответственного секретаря назначается человек, который имеет специальное высшее образование, опыт работы на аналогичной должности от 3 лет и умеет управлять огромным коллективом.

На время отсутствия главного руководителя организации, ответственный секретарь выполняет его функции и несёт полную ответственность за невыполнение поставленных задач или нарушение трудовой дисциплины.

В обязанности данного должностного лица входят:

• Организация работы трудового коллектива и контроль над соблюдением трудовых правил;

• Сбор и подготовка необходимых материалов;

• Контроль поступления новой информации и извещение об этом руководителя;

• Составление плана работы отдела, высшего руководства;

• Ведения отчётности и прочей документации;

• Подготовка контрактов, договоров и прочих соглашений;

• Приём телефонных звонков;

• Подпись и визирование документов в пределах компетенции.

Дополнительные функции и условия работы устанавливаются в соответствии с правилами трудового распорядка отдельного учреждения.

Назначается ответственный секретарь на должность только при одобрении главного руководства в процессе конкурсного отбора. За невыполнение трудовых обязательств, правонарушения и причинение материального ущерба фирме, компании, редакции ответственный секретарь несёт административную и уголовную ответственность.